Vanaf 1 januari 2026 verandert de manier waarop Belgische ondernemers factureren ingrijpend en wordt e-facturatie verplicht. Waar vandaag nog veel zelfstandigen werken met PDF-facturen via e-mail of eenvoudige facturatieprogramma’s, volstaat dat binnenkort niet meer. De overheid verplicht dan elektronische facturatie via het Peppol-netwerk.

Dat klinkt voor veel ondernemers technisch en ingewikkeld, maar in de praktijk hoeft dat helemaal zo niet te zijn — op voorwaarde dat je je tijdig voorbereidt.

Waarom wordt e-facturatie verplicht?

De verplichting komt er niet zomaar. De Belgische overheid volgt hiermee een Europese evolutie waarbij facturen sneller, veiliger en foutloos verwerkt moeten kunnen worden. Door te werken met gestructureerde elektronische facturen wordt fraude beperkt, verlopen betalingen vlotter en wordt administratieve rompslomp verminderd, zowel bij ondernemers als bij de overheid.

Voor jou als zelfstandige betekent dit vooral dat factureren efficiënter wordt, maar ook dat je vanaf 2026 niet langer vrij bent in hoe je je facturen opmaakt en verstuurt.

Wat mag straks niet meer?

Veel ondernemers denken vandaag nog dat een PDF per e-mail altijd zal blijven volstaan. Dat is een misverstand. Een PDF is wel digitaal, maar niet gestructureerd genoeg om automatisch verwerkt te worden via Peppol. Ook facturen in Word of Excel voldoen niet meer aan de nieuwe regels.

Vanaf 1 januari 2026 moeten facturen elektronisch én gestructureerd verzonden worden via een erkend netwerk. In België is dat Peppol.

Geldt dit ook voor kleine zelfstandigen?

Ja. Dat is een belangrijke nuance. De verplichting geldt niet alleen voor grote bedrijven of vennootschappen, maar ook voor eenmanszaken, bijberoepers en starters. Grootte of omzet maken geen verschil. Zodra je als ondernemer factureert in een B2B-context in België, moet je mee.

Dat maakt het extra belangrijk om hier niet te lang mee te wachten.

Wat is Peppol nu eigenlijk?

Peppol is geen boekhoudprogramma, maar een beveiligd netwerk waarmee facturen correct en automatisch tussen bedrijven uitgewisseld worden. Om Peppol te gebruiken heb je wel software nodig die hiermee compatibel is. Zonder zo’n tool kan je geen geldige e-facturen verzenden of ontvangen.

Daar loopt het vandaag vaak mis: ondernemers beseffen te laat dat hun huidige facturatiesysteem hier niet op voorzien is.

Waarom uitstellen geen goed idee meer is

We zitten inmiddels eind 2025 en dat betekent dat de verplichting rond e-facturatie via Peppol écht voor de deur staat. Toch stellen veel ondernemers de overstap nog uit, vaak omdat hun huidige manier van factureren “nog werkt” of omdat het onderwerp complex lijkt.

In de praktijk zien we net nu dat wie blijft wachten, zichzelf onder druk zet. Software kiezen, instellingen juist zetten en wennen aan een nieuwe manier van werken vraagt nu eenmaal wat tijd. Wie dat allemaal in de laatste weken wil regelen, loopt het risico op stress, fouten of tijdelijke stilstand in de facturatie.

Door nu over te schakelen, heb je de rust om alles correct op te zetten en ben je vanaf januari meteen wettelijk in orde, zonder last-minute oplossingen.

Een eenvoudige en Belgische oplossing

Voor ondernemers die op zoek zijn naar een laagdrempelige en wettelijk correcte oplossing, is Dexxter een logische keuze. Het is een Belgische online boekhoudtool die speciaal ontwikkeld werd voor zelfstandigen en kleine ondernemingen en die nu al volledig Peppol-klaar is.

Het grote voordeel is dat Dexxter niet technisch aanvoelt. Je maakt je facturen zoals je dat gewend bent, maar op de achtergrond gebeurt alles volgens de juiste wettelijke standaarden. Bovendien sluit het vlot aan bij de manier waarop boekhouders werken, wat samenwerking eenvoudiger maakt.

Extra voordeel via WebFantast

Wie via WebFantast met Dexxter start, krijgt bovendien €25 korting. Dat is mooi meegenomen én een extra duwtje in de rug om nu al correct te starten.

Klaar voor 2026 zonder zorgen

E-facturatie via Peppol is geen verre toekomstmuziek meer. Het is een concrete verplichting die er snel aankomt. Door je vandaag al goed voor te bereiden, vermijd je stress, fouten en last-minute oplossingen.

Ons advies is dan ook simpel: wacht niet tot het moet, maar regel het op je eigen tempo. Zo kan jij je blijven focussen op ondernemen, terwijl je administratie gewoon klopt.

Heb je vragen hierover? Wij van WebFantast willen onze klanten gerust op weg helpen om klaar te zijn voor e-facturatie vanaf 2026. Neem gerust contact met ons op of maak een afspraak.