1. Inleiding

WebFantast hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van klanten, potentiële klanten, websitebezoekers en andere betrokkenen.

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke rechtsgrond wij ons baseren, met wie gegevens eventueel worden gedeeld en welke rechten betrokkenen hebben.

Dit privacybeleid is van toepassing op de website www.webfantast.be en op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening, waaronder 360° virtual tours, dronefotografie, videografie, webdesign, webhosting en aanverwante digitale diensten.

WebFantast verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische wetgeving.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Voor de persoonsgegevens die WebFantast voor eigen doeleinden verwerkt, is de verwerkingsverantwoordelijke:

WebFantast

Leeuwkenshof 25

3370 Boutersem

België

Ondernemingsnummer: BE 0787.484.701

E-mail: info@webfantast.be

Website: https://www.webfantast.be

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via info@webfantast.be.

Bij opdrachten waarbij WebFantast persoonsgegevens uitsluitend namens een klant verwerkt, kan WebFantast optreden als verwerker. De betrokken verantwoordelijkheden worden waar nodig vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de aard van het contact en de dienstverlening kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

3.1. Identificatie- en contactgegevens

• Voor- en achternaam

• Bedrijfsnaam en functie

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Facturatie- en correspondentieadres

• Ondernemingsnummer, indien van toepassing

3.2. Commerciële en administratieve gegevens

• Offerteaanvragen en bestellingen

• Contracten en opdrachtbevestigingen

• Facturen en betalingsgegevens

• Communicatie en correspondentie

• Afspraakgegevens

• Klantvoorkeuren en projectinformatie

• Klachten en ondersteuningsverzoeken

3.3. Technische gegevens

Bij het bezoeken of gebruiken van onze website en digitale diensten kunnen, afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten, gegevens worden verwerkt zoals:

• IP-adres

• Browsertype en apparaatkenmerken

• Bezochte pagina's

• Datum en tijdstip van toegang

• Technische foutmeldingen

• Cookievoorkeuren

• Informatie over het gebruik van interactieve websitefuncties

3.4. Audiovisuele gegevens

Bij fotografie, droneopnames, videografie en 360° virtual tours kunnen herkenbare personen, voertuigen, kentekens of andere informatie waarmee personen identificeerbaar zijn, in beeld komen.

Dergelijke beelden kunnen persoonsgegevens bevatten en worden behandeld overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

3.5. Marketing- en prospectgegevens

Voor zakelijke communicatie en prospectie kunnen wij professionele contactgegevens verwerken, waaronder:

• Naam en functie van een contactpersoon

• Bedrijfsnaam en sector

• Zakelijk e-mailadres

• Zakelijk telefoonnummer

• Publiek beschikbare bedrijfsinformatie

• Historiek van zakelijke contacten

• Reacties op commerciële communicatie

Wij streven ernaar uitsluitend gegevens te verwerken die relevant en noodzakelijk zijn voor het beoogde zakelijke doel.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

WebFantast verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.

4.1. Contact en offerteaanvragen

Wij gebruiken contactgegevens om vragen te beantwoorden, afspraken te organiseren, offertes op te stellen en informatie over onze diensten te verstrekken.

Rechtsgrond: uitvoering van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene, uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie, afhankelijk van de omstandigheden.

4.2. Uitvoering van opdrachten

Wij verwerken persoonsgegevens voor de voorbereiding, uitvoering, oplevering en opvolging van opdrachten.

Dit kan onder meer betrekking hebben op de productie van virtual tours, fotografie, dronebeelden, websites en hostingdiensten.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst of, wanneer de betrokkene niet zelf contractspartij is, een passend gerechtvaardigd belang, voor zover de wettelijke voorwaarden vervuld zijn.

4.3. Administratie en boekhouding

Wij verwerken noodzakelijke gegevens voor facturatie, betalingsopvolging, boekhouding en naleving van fiscale en administratieve verplichtingen.

Rechtsgrond: wettelijke verplichting en, waar van toepassing, uitvoering van een overeenkomst.

4.4. Klantenservice en technische ondersteuning

Wij verwerken relevante gegevens om technische problemen te onderzoeken, vragen te beantwoorden en de overeengekomen dienstverlening te ondersteunen.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienstverlening.

4.5. Beveiliging

Wij kunnen technische gegevens verwerken om onze website, hostinginfrastructuur en digitale systemen te beveiligen, misbruik te voorkomen en technische incidenten te onderzoeken.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van onze systemen en, waar toepasselijk, wettelijke verplichtingen.

4.6. Marketing en zakelijke prospectie

WebFantast kan persoonsgegevens verwerken om relevante zakelijke contacten te identificeren, professionele relaties te onderhouden en informatie over onze diensten te verstrekken.

Voor zover de verwerking op gerechtvaardigd belang berust, houden wij rekening met de redelijke verwachtingen en rechten van de betrokkenen.

Wanneer voor het versturen van elektronische commerciële communicatie voorafgaande toestemming vereist is, vragen wij die toestemming voordat de communicatie wordt verzonden.

Ontvangers kunnen zich steeds verzetten tegen het gebruik van hun persoonsgegevens voor direct marketing.

4.7. Verbetering van onze dienstverlening

Wij kunnen relevante feedback, technische gegevens en gebruiksinformatie verwerken om onze diensten te verbeteren.

Wanneer hiervoor niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare trackingtechnologieën worden gebruikt, vragen wij vooraf toestemming waar dat wettelijk vereist is.

5. Persoonsgegevens bij 360° virtual tours

Bij de realisatie van een virtual tour kunnen herkenbare personen of andere identificeerbare gegevens in de opnames voorkomen.

WebFantast en de opdrachtgever maken vooraf afspraken over de opnameomgeving, de beoogde publicatie en de noodzakelijke privacymaatregelen.

Afhankelijk van de opdracht kunnen maatregelen worden toegepast zoals:

• Opnames plannen op momenten waarop zo weinig mogelijk personen aanwezig zijn.

• Betrokken personen vooraf informeren.

• Personen of identificerende gegevens onherkenbaar maken wanneer dat noodzakelijk is.

• Bepaalde ruimtes of informatie uitsluiten van publicatie.

• De toegang tot een virtual tour beperken wanneer dat is overeengekomen.

De rolverdeling tussen WebFantast en de opdrachtgever wordt bepaald door wie het doel en de wezenlijke middelen van de verwerking vaststelt.

Wanneer WebFantast uitsluitend namens de opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt, worden de vereiste afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

De opdrachtgever is niet automatisch de enige verantwoordelijke voor alle verwerkingen. WebFantast blijft verantwoordelijk voor de eigen wettelijke verplichtingen.

6. Persoonsgegevens bij dronefotografie en videografie

Bij droneopnames kunnen personen, voertuigen, gebouwen en andere elementen zichtbaar worden die rechtstreeks of onrechtstreeks tot identificatie kunnen leiden.

WebFantast houdt bij het uitvoeren en verwerken van droneopnames rekening met de toepasselijke privacywetgeving, het recht op afbeelding en de geldende luchtvaartregels.

Wij beperken de verwerking van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is voor het overeengekomen doel.

Wanneer beelden persoonsgegevens bevatten, beoordelen wij vóór verdere publicatie of daarvoor een passende rechtsgrond bestaat en of bijkomende maatregelen noodzakelijk zijn.

De toestemming om een dronevlucht uit te voeren betekent niet automatisch dat alle opgenomen beelden zonder beperking mogen worden gepubliceerd.

7. CRM, afspraken en klantbeheer

WebFantast gebruikt digitale systemen om klanten, prospecten, afspraken, offertes, projecten en facturen te beheren.

Hiervoor maken wij onder meer gebruik van het Odoo-platform.

Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten kunnen daarin contactgegevens, communicatiegeschiedenis, projectinformatie, afspraken, contractgegevens en facturatiegegevens worden opgeslagen.

Toegang tot deze gegevens wordt beperkt tot personen die deze redelijkerwijs nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

8. E-mailmarketing en commerciële communicatie

WebFantast kan e-mailmarketing gebruiken om informatie over diensten, projecten of aanbiedingen te versturen.

Voor elektronische direct marketing respecteren wij zowel de AVG als de toepasselijke Belgische regels voor elektronische communicatie.

Wanneer toestemming vereist is, wordt deze vooraf gevraagd.

Wanneer een wettelijke uitzondering op de toestemmingsvereiste van toepassing is, blijven de overige verplichtingen, waaronder transparantie en het recht van bezwaar, gelden.

Iedere commerciële marketingmail bevat een eenvoudige mogelijkheid om zich uit te schrijven.

Na uitschrijving gebruiken wij het betrokken e-mailadres niet langer voor de betreffende marketingcommunicatie. Het adres kan wel op een beperkte uitsluitingslijst worden bijgehouden om de uitschrijving te respecteren.

9. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken.

Noodzakelijke cookies

Deze ondersteunen essentiële functies, zoals beveiliging, sessiebeheer en het correct functioneren van de website.

Voor strikt noodzakelijke cookies is doorgaans geen voorafgaande toestemming vereist.

Functionele cookies

Deze kunnen voorkeuren onthouden, zoals taalinstellingen of bepaalde gebruikerskeuzes.

Of toestemming vereist is, hangt af van de concrete werking en het doel.

Analytische cookies

Deze kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in websitegebruik en bezoekersinteracties.

Wanneer de toepasselijke wetgeving voorafgaande toestemming vereist, worden deze cookies pas geplaatst nadat de bezoeker toestemming heeft gegeven.

Marketingcookies

Deze kunnen worden gebruikt voor advertentiemetingen of gepersonaliseerde commerciële communicatie.

Voor niet-noodzakelijke marketingcookies wordt vooraf toestemming gevraagd.

Bezoekers moeten hun toestemming kunnen weigeren en later kunnen intrekken.

De concrete cookies, hun aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen worden vermeld in het afzonderlijke cookiebeleid van WebFantast.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

WebFantast verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met dienstverleners die betrokken zijn bij onze bedrijfsvoering of dienstverlening.

Dit kan onder meer gaan om:

• Hosting- en infrastructuurleveranciers.

• CRM- en bedrijfssoftwareleveranciers, waaronder Odoo.

• E-mail- en communicatiedienstverleners.

• Boekhoudkundige en administratieve dienstverleners.

• Technische onderaannemers.

• Betalingsdienstverleners, indien van toepassing.

• Bevoegde overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting bestaat.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens namens WebFantast verwerkt, worden waar vereist passende contractuele afspraken gemaakt.

Persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt voor eigen commerciële doeleinden zonder passende rechtsgrond.

11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Bij het gebruik van digitale diensten kan het voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt of toegankelijk zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer een dergelijke doorgifte plaatsvindt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige grondslag bestaat overeenkomstig hoofdstuk V van de AVG.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele en technische waarborgen.

Betrokkenen kunnen via info@webfantast.be informatie vragen over de toepasselijke waarborgen en de mogelijkheden om daarvan een kopie te verkrijgen.

12. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

WebFantast bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

De bewaartermijn hangt af van de aard van de gegevens, de dienstverlening, eventuele wettelijke verplichtingen en de noodzaak om rechtsvorderingen te kunnen instellen of verdedigen.

Daarbij hanteren wij de volgende criteria:

Contact- en offertegegevens: zolang dit noodzakelijk is om de aanvraag te behandelen en eventuele relevante opvolging uit te voeren.

Klant- en contractgegevens: gedurende de contractuele relatie en vervolgens zolang dit noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen of de afhandeling van mogelijke geschillen.

Boekhoudkundige gegevens: gedurende de wettelijk toepasselijke fiscale en boekhoudkundige bewaartermijnen.

Marketinggegevens: zolang een geldige rechtsgrond bestaat en de gegevens noodzakelijk blijven voor het marketingdoel, rekening houdend met eventuele bezwaren of ingetrokken toestemming.

Audiovisuele bronbestanden: overeenkomstig de afspraken met de opdrachtgever en de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Gehoste virtual tours: gedurende de overeengekomen hostingperiode en daarna uitsluitend zolang verdere bewaring noodzakelijk en rechtmatig is.

Technische logs en cookiegegevens: volgens de daadwerkelijk ingestelde bewaartermijnen, rekening houdend met beveiliging, functionaliteit en toepasselijke regelgeving.

Waar gegevens niet langer nodig zijn, worden zij verwijderd, geanonimiseerd of op een andere rechtmatige wijze afgehandeld.

13. Beveiliging van persoonsgegevens

WebFantast neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• Beveiligde verbindingen via HTTPS.

• Toegangsbeheer en gebruikersrechten.

• Beveiliging van accounts en wachtwoorden.

• Software- en beveiligingsupdates.

• Back-ups waar passend.

• Beperking van toegang tot persoonsgegevens.

• Procedures voor de behandeling van beveiligingsincidenten.

Geen enkel digitaal systeem kan een absolute beveiliging garanderen.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens volgen wij de toepasselijke wettelijke verplichtingen inzake beoordeling, documentatie en eventuele melding.

14. Welke rechten hebt u?

Op grond van de AVG beschikt u, afhankelijk van de omstandigheden, over de volgende rechten:

Recht op inzage: u kunt vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en daarvan een kopie ontvangen.

Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige persoonsgegevens laten verbeteren.

Recht op gegevenswissing: u kunt in de wettelijk voorziene gevallen vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.

Recht op beperking: u kunt onder bepaalde voorwaarden vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.

Recht op overdraagbaarheid: u kunt in de toepasselijke gevallen uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen.

Recht van bezwaar: u kunt onder bepaalde voorwaarden bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.

Recht van bezwaar tegen direct marketing: u kunt zich op ieder ogenblik en zonder motivering verzetten tegen verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing.

Recht om toestemming in te trekken: wanneer een verwerking op toestemming berust, kunt u deze op ieder moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Rechten inzake geautomatiseerde besluitvorming: u beschikt over de wettelijke bescherming bij uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

U kunt uw rechten uitoefenen via info@webfantast.be.

Wij behandelen verzoeken binnen de wettelijke termijnen, in beginsel binnen één maand. Indien wettelijk toegestaan, kan die termijn wegens de complexiteit of het aantal verzoeken worden verlengd. U wordt daarover tijdig geïnformeerd.

Wanneer dit noodzakelijk is om ongeoorloofde toegang te voorkomen, kunnen wij om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.

15. Geautomatiseerde verwerking en profilering

WebFantast kan digitale hulpmiddelen gebruiken om administratieve en commerciële processen te ondersteunen, bijvoorbeeld voor het organiseren van CRM-gegevens of het opvolgen van prospecten.

Het gebruik van automatisering betekent niet automatisch dat sprake is van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.

Indien WebFantast uitsluitend geautomatiseerde besluiten zou toepassen die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor betrokkenen hebben, worden de toepasselijke wettelijke informatie- en beschermingsverplichtingen nageleefd.

16. Externe websites en diensten

Onze website kan verwijzingen bevatten naar externe websites, platforms of diensten.

Wanneer u een externe website bezoekt, kan het privacybeleid van die externe aanbieder van toepassing zijn.

WebFantast is niet automatisch verantwoordelijk voor de zelfstandige gegevensverwerkingen van externe partijen.

Bij het integreren van externe diensten op onze eigen website houden wij rekening met onze eigen verantwoordelijkheden inzake privacy en cookies.

17. Minderjarigen

Onze dienstverlening richt zich in hoofdzaak op ondernemingen, organisaties en volwassen opdrachtgevers.

Wij streven ernaar geen persoonsgegevens van minderjarigen te verzamelen wanneer dit niet noodzakelijk is.

Wanneer minderjarigen herkenbaar in audiovisuele opnames voorkomen, worden de toepasselijke regels inzake privacy, afbeelding en toestemming gerespecteerd.

18. Klachten bij de toezichthoudende autoriteit

Wanneer u vragen of klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u eerst contact opnemen met WebFantast via info@webfantast.be.

U hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

België

Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Dit doet geen afbreuk aan andere administratieve of gerechtelijke rechtsmiddelen.

19. Wijzigingen van dit privacybeleid

WebFantast kan dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, gegevensverwerkingen of toepasselijke regelgeving wijzigen.

De actuele versie wordt gepubliceerd op www.webfantast.be.

Wanneer een wijziging een bijkomende informatieplicht of een nieuwe toestemming vereist, zullen wij de betrokkenen daarover informeren of hun toestemming vragen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

20. Contact

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken over dit privacybeleid kunt u contact opnemen met:

WebFantast

Leeuwkenshof 25

3370 Boutersem

België

Ondernemingsnummer: BE 0787.484.701

E-mail: info@webfantast.be

Website: https://www.webfantast.be

Laatst bijgewerkte versie: 11 november 2026